Familienarchiv – Über Findmittel, Bestände und Signaturen

Unser Familienarchiv | Teil 2

Ahnenforschung Tobolka Bestandserschliessung

Nach dem Überblick letztens über Thematiken und Problemstellungen eines Familienarchives geht es diesmal um die Erschließung des Bestandes. Wie ordnen wir am besten die Akten? Wie erstellen wir Findmittel? Welche Standards wenden professionelle Archive an? Was können wir davon für unser Familienarchiv übernehmen?

Was ist Bestandserschließung?

Wer schon mal ein größeres Archiv benützt hat, kennt den Ablauf. Zuerst bestellen wir das Archivgut, dann sehen wir den Faszikel oder die Schachtel durch, ehe wir sie wieder zurückgeben. Um einen Bestand zu bestellen, wenden wir uns entweder an einen Archivar vor Ort, der uns berät und für uns interessantes Archivgut heraussucht, oder wir suchen selber, entweder online über ein Archivinformationssystem oder im Archiv mit Hilfe eines gedruckten Verzeichnisses.

Ahnenforschung Tobolka Faszike

Beispiel Faszikel

Diese Verzeichnisse (Findmittel) sind Listen mit Beschreibungen des Bestandes eines Archivs, der bei Staats- und Landesarchiven schon mal aus mehreren Laufkilometern besteht. Und Bestandserschließung ist nun nichts anderes, als solch ein Verzeichnis anzulegen. Dazu greifen wir wieder auf Listen in Excel zurück, wie schon beim Exzerpieren der Kirchenbücher. Diesmal brauchen wir aber noch einen zusätzlichen Schritt, denn unser Bestand besteht aus unterschiedlichen Archivalien. Wir sollten das Material deshalb erst kategorisieren. Dafür legen wir für jede Kategorie (Fotos, Urkunden, Patrezettel, Briefe, etc.) einen Teilbestand an, z.B in Form einer Schachtel, einer Flügelmappe, etc. Und darin sortieren wir das Material nach Datum und/oder einem Zeitraum.

Den Kategorien weisen wir eine Nummer zu. Das könnte z.B. wie folgt aussehen:

Archivtektonik
Bestand Bestandsgeschichte
1 Ansichtskarten und Briefe Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Neues Archivgut kommt laufend hinzu.
2 Einzelstücke Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Neues Archivgut kommt laufend hinzu.
3 Familien
3.1. Familie Litter Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Das Archifgut befand sich früher in einer Holzkassette.
3.2. Familie Scheit Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Das Archifgut befand sich früher in einer Holzkassette.
3.3. Familie Tobolka Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Das Archifgut befand sich früher in einer Holzkassette.
4 Patrezettel Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Neues Archivgut kommt laufend hinzu.
5 Fotos Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit. Neues Archivgut kommt laufend hinzu.
6 Dingliches Seit Langem in Familienbesitz und vererbt von Hilda Scheit.
7 Eingang

Beherbergt eine Kategorie sehr viel Material, unterteilen wir sie wie in Punkt 3 oben im Beispiel. Wir hierarchisieren dadurch den Bestand und bekommen unsere eigene kleine Archivtektonik.

Archivtektonik des österreichischen Staatsarchivs

Archivtektonik des Wiener Stadt- und Landesarchivs (MA 8)

ISAD(G)

Für die Erschließung eines Archivbestandes gibt es mit dem ISAD(G) einen internationalen Standard. Die Abkürzung steht für »International Standard of Archival Description (General)« (dt. Internationaler Standard für Archivbeschreibung Generell). Erstellt wurde dieser vom ICA (Internationaler Archivrat; international Council on Archives) mit Sitz in Paris, der aber international tätig und dezentral organisiert ist.

Das klingt alles sehr beeindruckend aber auch hochtrabend, nicht? Aber keine Angst. Eine Bestandserschließung mit dem ISAD(G) ist unkompliziert, und in unserem Fall auch rasch umgesetzt.

Der ISAD(G) besteht aus 7 Punkten:

* Identifikation
* Kontext
* Inhalt und innere Ordnung
* Zugang
* sachverwandte Unterlagen
* Anmerkungen
* Kontrolle

Signaturen

Wer schon einmal geschichtswissenschaftliche Literatur gelesen hat, weiß, dass nicht nur die Arbeiten von Historikern und Historikerinnen zitiert werden, sondern auch Archivgut. Um das Material im Archiv zu finden, braucht es eine eindeutige Signatur. Und diese beginnt mit dem Namen des Archivs. Also brauchen auch wir einen. Zum Beispiel »FA Tobolka« – wobei FA die Abkürzung für Familienarchiv ist. Wenn wir möchten – oder auch professionell auftreten wollen – fügen wir vor dem Namen noch ein Länderkürzel hinzu: »AT-FA Tobolka«

Wie wir unser Familienarchiv nennen, bleibt uns überlassen. Wir sollten aber darauf achten, dass der Name einzigartig und noch ungebraucht ist.

Damit alleine werden wir ein Aktenstück aber nur schwer finden. Wir brauchen auch einen aussagekräftigen Namen (Titel). Die Geburtsurkunde der Urgroßmutter Anna könnten wir zum Beispiel »Fryc Anna Geburts- und Taufschein« nennen. Und die Signatur würde nun wie folgt aussehen: AT-FA Tobolka/Fryc Anna Geburts- und Taufschein.

Eine Kleinigkeit fehlt in der Signatur jedoch: die Kategorie. Da Anna Fryc meinen Urgroßvater Johann Franz Tobolka geheiratet hat, habe ich ihren Geburts- und Taufschein in den Teilbestand »Familie Tobolka« eingeordnet, der wiederum im Bestand »Familien« liegt. Und den füge ich nun einfach in die Signatur hinein: AT-FA Tobolka/Familien/Familie Tobolka/Fryc Anna Geburts- und Taufschein.

Erschließung

Wir brauchen aber nicht nur eine Signatur für unser Archivgut. Wir erstellen ja auch eine Liste als Findmittel. Für den Teilbestand »Familie Tobolka« könnte diese wie folgt aussehen:

Nummer/Titel/Zeitraum/Verzeichnungsstufe/Umfang/Provenienz/Inhalt/Sperre/Sprache,Schrift/Original/sonstige Anmerkungen/Verzeichner

Und so sähe die Erschließung des Bestandes aus:

Nummer Titel Zeitraum Verzeichnungsstufe Umfang Provenienz Inhalt Sperre Sprache/Schrift Original sonstige Anmerkungen Verzeichner
1 Zavyucni List von Josef Fryc 10.10.1894 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck, Tschechisch ja Christian Tobolka
2 Geburtsschein von Josef Fryc 22.04.1902 Einzelstück Hilda Scheit *17.06.1877 nein Handschrift ja Christian Tobolka
3 Nachricht über die Kündigung an Josef Fryc 28.06.1920 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift ja Christian Tobolka
4 Bestätigung für Josef Fryc 03.07.1920 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift ja Christian Tobolka
5 List Domovsky von Josef Fryc 21.07.1920 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift, Tschechisch ja Christian Tobolka
6 Geburts- und Taufschein von Anna Helene Fryc 21.07.1923 Einzelstück Hilda Scheit *11.05.1902 nein Handschrift ja Christian Tobolka
7 Zeugnis für Josef Fryc von der Firma S. Fischer & J. Müller 12.05.1924 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
8 Zeugnis für Johann Tobolka 16.04.1926 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift ja Christian Tobolka
9 Heimatschein von Josef Fryc 22.01.1927 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift ja Christian Tobolka
10 Rechnung für einen Gasherd 19.09.1931 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
11 Kostenvoranschlag für die Beerdigung von Antonia Fryc 15.01.1934 Einzelstück Hilda Scheit nein Hand ja Christian Tobolka
12 Rechnung der Beerdigung von Antonia Fryc 18.01.1934 Einzelstück Hilda Scheit *14.01.1934 nein Druck ja Christian Tobolka
13 Rechnung für einen Krankentransport für Josefine Fritz 13.04.1935 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
14 Rechnung für die Dauer des Aufenthalts im Entbindungsheim der Stadt Wien 13.01.1937 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
15 Heimatschein von Johann Tobolka 04.02.1938 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift ja Christian Tobolka
16 Auszug aus der Heimatrolle von Johann Tobolka 13.03.1938 Einzelstück Hilda Scheit nein Handschrift ja Christian Tobolka
17 Geburts- und Taufschein von Johann Franz Tobolka 13.06.1938 Einzelstück Hilda Scheit *1900 nein Handschrift ja Christian Tobolka
18 Trauungsschein von Johann Franz Tobolka und Anna Helene Fryc 13.06.1938 Einzelstück Hilda Scheit °°02.09.1923 nein Handschrift ja Christian Tobolka
19 Quittung des Finanzamt-Ottakrings für Josef Fryc 20.09.1939 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
20 Geburts- und Taufschein von Josef Tobolka 06.04.1940 Einzelstück Hilda Scheit *06.11.1846 nein Druck ja Christian Tobolka
21 Trauungsschein von Josef Tobolka 09.04.1940 Einzelstück Hilda Scheit °°29.01.1878 nein Druck, Tschechisch ja Christian Tobolka
22 Geburts- und Taufschein von Anna Kowarik 10.04.1940 Einzelstück Hilda Scheit *1849 nein Druck ja Christian Tobolka
23 Geburts- und Taufschein von Helene Fryc 03.05.1940 Einzelstück Hilda Scheit *28.01.1844 nein Handschrift ja Christian Tobolka
24 Auszug aus der Geburtsmatrik von Josefa Weinhara 12.10.1940 Einzelstück Hilda Scheit *04.11.1851 nein Handschrift ja Christian Tobolka
25 Auszug aus der Geburtsmatrik von Alois Machac 03.11.1940 Einzelstück Hilda Scheit *23.05.1846 nein Handschrift ja Christian Tobolka
26 Geburts- und Taufschein von Franz Tobolka 31.05.1941 Einzelstück Hilda Scheit *06.03.1878 nein Druck ja Christian Tobolka
27 Geburts- und Taufschein von Agnes Valek 31.05.1941 Einzelstück Hilda Scheit *01.03.1883 nein Druck ja Christian Tobolka
28 Benachrichtigung vom Bezirksgericht Adlerkosteletz 18.08.1941 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
29 Kleiner Abstammungsnachweis von Anna Tobolka geb. Fryc 22.08.1941 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck, Handschrift ja Christian Tobolka
30 Kleiner Abstammungsnachweis von Johann Tobolka 22.08.1941 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck, Handschrift ja Christian Tobolka
31 Bestätigung vom Bezirksgericht Adlerkosteletz 27.11.1942 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
32 Bescheinigung für Johann  Tobolka 12.08.1944 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
33 Bescheinigung für Johann Tobolka 21.11.1944 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
34 Stabsbefehl für Schutzmann Tobolka 02.04.1945 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
35 Entwurf eines Schreiben von Johann Tobolka an die Republik Österreich 30.11.1945 Einzelstück 2 Seiten Hilda Scheit +1 Beilage nein Handschrift ja Christian Tobolka
36 Sterbeurkunde von Johann Franz Tobolka 17.10.1949 Einzelstück Hilda Scheit Stempelmarke im Wert von 2.50 Schilling nein Druck ja Christian Tobolka
37 Sterbeurkunde von Johann Franz Tobolka 17.10.1949 Einzelstück Hilda Scheit Stempelmarken im Wert von 3 Schilling nein Druck ja Christian Tobolka
38 Staatsbürgerschaftsnachweis von Anna Tobolka geb. Fryc 12.06.1956 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck, Handschrift ja Christian Tobolka
39 Staatsbürgerschaftsnachweis von Anna Tobolka geb. Fryc 29.01.1963 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck, Handschrift ja Christian Tobolka
40 Sterbeurkunde von Anna Helene Tobolka geb. Fryc 17.10.1968 Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
41 Ehren-Urkunde für 25 Jahre Mitgliedschaft bei der Konsumgenossenschaft Einzelstück Hilda Scheit nein Druck ja Christian Tobolka
42 Karte „Die Welt vor ungefähr 3000 Jahren“ Einzelstück Hilda Scheit + Quellenvermerk nein Druck ja Christian Tobolka
43 Auszug aus den Wiener Meldeunterlagen zu Franz Tobolka 24.02.2012 Einzelstück Wstla, MA 8 nein Druck nein Christian Tobolka
44 Auszug aus den Wiener Meldeunterlagen zu Josef Fryc 27.02.2012 Einzelstück Wstla, MA 8 Geburtsdaten der Kinder nein Druck nein Christian Tobolka

Vorlage Bestandserschließung für Excel

Als Vergleich das Beispiel einer Erschließung im österreichischen Staatsarchiv.

Nun haben wir eine Bestandserschließung, die bis auf das Einzelstück hinabreicht. Dies können wir auch in der Signatur sichtbar machen, indem wir am Ende die Nummer hinzufügen, die die Position innerhalb des Bestandes anzeigt. Im Fall der Anna Fryc wäre dies die 6. Und so sieht die endgültige Signatur aus:
AT-FA Tobolka/Familien/Familie Tobolka/Fryc Anna Geburts- und Taufschein, 6

Schluss

In großen Archiven reicht der Erschließungsgrad meist nur bis auf die Ebene der Faszikel oder Archivschachteln hinab. Bestelle ich diese als Benützer, weiß ich nur vage, was für Material ich zu Gesicht bekomme. Ich kann das finden, wonach ich suche, oder auch nicht. Sind hingegen auch die Einzelakten und -stücke erschlossen, kann ich zielgerichteter recherchieren. So spare ich mir manchen Leerlauf – falls der Titel aussagekräftig ist.

In unserem Archiv kommt noch ein weiterer benutzerfreundlicher Aspekt hinzu: Namen von Personen. Und nach denen suchen wir eigentlich, wenn wir als Ahnenforscher ein Archiv benutzen.

Die Erschließung des Bestandes ist jedoch bloß ein Teil beim Aufbauen eines Familienarchivs. Dazu gehört auch das Archivieren an sich, also das sachgemäße Lagern des Materials, damit es auch künftigen Generationen zur Verfügung steht. Wie wir dies privat mit geringen Mitteln bewerkstelligen, darum handelt der nächste Teil.





0 Kommentare

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Print Friendly, PDF & Email
{{ reviewsOverall }} / 5 Besucher (0 Bewertungen)
Criterion 10
Was Besucher sagen... Hinterlasse eine Bewertung
Order by:

Be the first to leave a review.

User Avatar
/ 5
Verifiziert
{{{ review.rating_title }}}
{{{review.rating_comment | nl2br}}}

Show more
{{ pageNumber+1 }}
Hinterlasse eine Bewertung

Your browser does not support images upload. Please choose a modern one