Familienarchiv – Über Findmittel, Bestände und Signaturen

Nach dem Überblick letztens über Thematiken und Problemstellungen eines Familienarchives geht es diesmal um die Erschließung des Bestandes. Wie ordnen wir am besten die Akten? Wie erstellen wir Findmittel? Welche Standards wenden professionelle Archive an? Was können wir davon für unser Familienarchiv übernehmen?

Was ist Bestandserschließung?

Wer schon mal ein größeres Archiv benützt hat, kennt den Ablauf. Zuerst bestellen wir das Archivgut, dann sehen wir den Faszikel oder die Schachtel durch, ehe wir sie wieder zurückgeben. Um einen Bestand zu bestellen, wenden wir uns entweder an einen Archivar vor Ort, der uns berät und für uns interessantes Archivgut heraussucht, oder wir suchen selber, entweder online über ein Archivinformationssystem oder im Archiv mit Hilfe eines gedruckten Verzeichnisses.

Beispiel Faszikel

Diese Verzeichnisse (Findmittel) sind Listen mit Beschreibungen des Bestandes eines Archivs, der bei Staats- und Landesarchiven schon mal aus mehreren Laufkilometern besteht. Und Bestandserschließung ist nun nichts anderes, als solch ein Verzeichnis anzulegen. Dazu greifen wir wieder auf Listen in Excel zurück, wie schon beim Exzerpieren der Kirchenbücher. Diesmal brauchen wir aber noch einen zusätzlichen Schritt, denn unser Bestand besteht aus unterschiedlichen Archivalien. Wir sollten das Material deshalb erst kategorisieren. Dafür legen wir für jede Kategorie (Fotos, Urkunden, Patrezettel, Briefe, etc.) einen Teilbestand an, z.B in Form einer Schachtel, einer Flügelmappe, etc. Und darin sortieren wir das Material nach Datum und/oder einem Zeitraum.

Den Kategorien weisen wir eine Nummer zu. Das könnte z.B. wie folgt aussehen:

Beherbergt eine Kategorie sehr viel Material, unterteilen wir sie wie in Punkt 3 oben im Beispiel. Wir hierarchisieren dadurch den Bestand und bekommen unsere eigene kleine Archivtektonik.

Archivtektonik des österreichischen Staatsarchivs

Archivtektonik des Wiener Stadt- und Landesarchivs (MA 8)

ISAD(G)

Für die Erschließung eines Archivbestandes gibt es mit dem ISAD(G) einen internationalen Standard. Die Abkürzung steht für »International Standard of Archival Description (General)« (dt. Internationaler Standard für Archivbeschreibung Generell). Erstellt wurde dieser vom ICA (Internationaler Archivrat; international Council on Archives) mit Sitz in Paris, der aber international tätig und dezentral organisiert ist.

Das klingt alles sehr beeindruckend aber auch hochtrabend, nicht? Aber keine Angst. Eine Bestandserschließung mit dem ISAD(G) ist unkompliziert, und in unserem Fall auch rasch umgesetzt.

Der ISAD(G) besteht aus 7 Punkten:

* Identifikation
* Kontext
* Inhalt und innere Ordnung
* Zugang
* sachverwandte Unterlagen
* Anmerkungen
* Kontrolle

Signaturen

Wer schon einmal geschichtswissenschaftliche Literatur gelesen hat, weiß, dass nicht nur die Arbeiten von Historikern und Historikerinnen zitiert werden, sondern auch Archivgut. Um das Material im Archiv zu finden, braucht es eine eindeutige Signatur. Und diese beginnt mit dem Namen des Archivs. Also brauchen auch wir einen. Zum Beispiel »FA Tobolka« – wobei FA die Abkürzung für Familienarchiv ist. Wenn wir möchten – oder auch professionell auftreten wollen – fügen wir vor dem Namen noch ein Länderkürzel hinzu: »AT-FA Tobolka«

Wie wir unser Familienarchiv nennen, bleibt uns überlassen. Wir sollten aber darauf achten, dass der Name einzigartig und noch ungebraucht ist.

Damit alleine werden wir ein Aktenstück aber nur schwer finden. Wir brauchen auch einen aussagekräftigen Namen (Titel). Die Geburtsurkunde der Urgroßmutter Anna könnten wir zum Beispiel »Fryc Anna Geburts- und Taufschein« nennen. Und die Signatur würde nun wie folgt aussehen: AT-FA Tobolka/Fryc Anna Geburts- und Taufschein.

Eine Kleinigkeit fehlt in der Signatur jedoch: die Kategorie. Da Anna Fryc meinen Urgroßvater Johann Franz Tobolka geheiratet hat, habe ich ihren Geburts- und Taufschein in den Teilbestand »Familie Tobolka« eingeordnet, der wiederum im Bestand »Familien« liegt. Und den füge ich nun einfach in die Signatur hinein: AT-FA Tobolka/Familien/Familie Tobolka/Fryc Anna Geburts- und Taufschein.

Erschließung

Wir brauchen aber nicht nur eine Signatur für unser Archivgut. Wir erstellen ja auch eine Liste als Findmittel. Für den Teilbestand »Familie Tobolka« könnte diese wie folgt aussehen:

Nummer/Titel/Zeitraum/Verzeichnungsstufe/Umfang/Provenienz/Inhalt/Sperre/Sprache,Schrift/Original/sonstige Anmerkungen/Verzeichner

Und so sähe die Erschließung des Bestandes aus:

Vorlage Bestandserschließung für Excel

Als Vergleich das Beispiel einer Erschließung im österreichischen Staatsarchiv.

Nun haben wir eine Bestandserschließung, die bis auf das Einzelstück hinabreicht. Dies können wir auch in der Signatur sichtbar machen, indem wir am Ende die Nummer hinzufügen, die die Position innerhalb des Bestandes anzeigt. Im Fall der Anna Fryc wäre dies die 6. Und so sieht die endgültige Signatur aus:
AT-FA Tobolka/Familien/Familie Tobolka/Fryc Anna Geburts- und Taufschein, 6

Schluss

In großen Archiven reicht der Erschließungsgrad meist nur bis auf die Ebene der Faszikel oder Archivschachteln hinab. Bestelle ich diese als Benützer, weiß ich nur vage, was für Material ich zu Gesicht bekomme. Ich kann das finden, wonach ich suche, oder auch nicht. Sind hingegen auch die Einzelakten und -stücke erschlossen, kann ich zielgerichteter recherchieren. So spare ich mir manchen Leerlauf – falls der Titel aussagekräftig ist.

In unserem Archiv kommt noch ein weiterer benutzerfreundlicher Aspekt hinzu: Namen von Personen. Und nach denen suchen wir eigentlich, wenn wir als Ahnenforscher ein Archiv benutzen.

Die Erschließung des Bestandes ist jedoch bloß ein Teil beim Aufbauen eines Familienarchivs. Dazu gehört auch das Archivieren an sich, also das sachgemäße Lagern des Materials, damit es auch künftigen Generationen zur Verfügung steht. Wie wir dies privat mit geringen Mitteln bewerkstelligen, darum handelt der nächste Teil.